La fila que no debería haber existido
Imagínate unos 500 equipos —chavos de más de 40 países, algunos con dos días seguidos de viaje encima— formados en la fila de registro en lugar de armar sus robots. Entre 8 y 10 minutos por equipo, cuando todo salía bien. Y encima, un goteo constante de broncas con los gafetes: el tipo de asistente equivocado, una carta responsiva que faltaba, un nombre que no coincidía con lo impreso. Multiplica eso por 500 y te queda una fila tan larga que algunos equipos perdieron tiempo de práctica que ya no iban a recuperar antes de su primer partido.
Eso no es un problema de eficiencia. Para una organización cuyo propósito es poner a un estudiante frente a un robot, una fila en la puerta es un problema de misión.
Marek Šuppa y yo lo resolvimos. Nada más nosotros dos. Y quiero ser preciso sobre por qué esto es cierto, porque no es la historia de David contra Goliat que parece.
No es la historia de David contra Goliat que parece
Marek no es un aficionado que, por casualidad, sepa del software. Es Head of Data en Slido, donde lleva ocho años haciendo crecer el equipo de datos de 3 personas a 14, levantando desde cero las áreas de Data Engineering, Analytics Engineering y Data Science como funciones de verdad, y llevando features de machine learning del prototipo a producción; todo eso, además de dar clases en la Universidad Comenius de Bratislava. Yo no soy un voluntario que juega con la tecnología en sus ratos libres. Soy Vice President y Expert Engineer en JPMorgan Chase, un nombramiento que solo tiene menos del 5% de los tecnólogos de la firma en todo el mundo, ganado a pulso por diseñar plataformas de datos en 6 centros de ingeniería y 9 mercados internacionales. No caímos en la idea de resolverlo por accidente. Éramos, por cualquier medida honesta, justo el tipo de personas a las que les encargarías un problema así; solo que nos tocó hacerlo como voluntarios.
Esto es lo que dos personas así de verdad tuvieron y que un equipo más grande casi nunca tiene: nadie con quien negociar. Ningún comité de dirección al que hubiera que venderle una decisión de diseño. Ninguna junta de alineación con los interesados antes de cambiar la forma en que funcionaba un formulario. Ningún pase de estafeta entre quien entendía la experiencia del participante y quien entendía la API. La RoboCup Federation nos entregó el problema completo, de principio a fin, y luego se hizo a un lado.
Y esta es la parte que vale la pena decir con todas sus letras: el tamaño del equipo no fue el factor limitante que superamos. Fue la condición que nos permitió, a dos personas genuinamente capaces, movernos a la velocidad de nuestro propio criterio y no a la del consenso. Métele más gente a un proyecto así y no obtienes más capacidad de manera automática; casi siempre obtienes más juntas, más capas de aprobación y menos sentido de propiedad por persona. Dos expertos en quienes se confía, con todo el contexto, pueden ejecutar mejor que un equipo más grande que se gasta la mitad de su energía en ponerse de acuerdo consigo mismo.
No empezamos por el software
Lo que hicimos con esa confianza es lo que de verdad importa y no tiene que ver con Cvent, la plataforma que usamos.
No arrancamos con “cómo optimizar la herramienta de registro”. Arrancamos con: “¿Qué necesitan de verdad una chava de 16 años y su equipo para entrar a esa cancha de competencia sin fricción?”. Apenas cuando recibimos una respuesta real a eso, nos pusimos a buscar cómo construirlo.
Esa respuesta se convirtió en la arquitectura:
- Donde las capacidades nativas de Cvent nos alcanzaban, las exprimimos al máximo. Registration, Event Website, OnArrival Basic, Reports & Access Portal: cinco productos distintos, desplegados como un solo pipeline conectado en lugar de cinco herramientas sueltas que nadie usaba a fondo.
- Donde la plataforma se quedaba corta, construimos. Una capa de automatización a la medida, escrita contra la REST API de Cvent, que valida la elegibilidad por edad de entre 800 y 1,200 participantes Junior contra una fecha de corte inflexible, genera cartas de visa apropiadas para cada embajada, concilia pagos y escribe cada resultado de vuelta en Cvent como la única fuente de verdad; nuestros propios sistemas y Cvent sincronizándose en ambas direcciones, no solo una herramienta jalando datos de otra.
Esa combinación —lo nativo cuando basta, lo hecho a la medida cuando no— es la verdadera habilidad y es justo el tipo de decisión de criterio que cuesta trabajo tomar en comité. Alguien tiene que ser dueño de la foto completa para saber cuándo lo correcto es “usa la plataforma” y cuándo lo correcto es “constrúyelo nosotros mismos”. La confianza hace posible ese criterio. La burocracia, por lo general, lo mata antes de que llegue a ejercerse.
Lo que de verdad movieron dos personas
Los números, porque son reales y porque son lo que produce la capacidad genuina sumada a la propiedad real:
- Registro en sitio: de ~8 a 10 minutos por equipo → ~2 minutos, en más de 500 equipos
- Registros abandonados: de 60 en un año → 1 en el primer ciclo rediseñado (una caída del 98%)
- Fugas de pago: más de 100 mil dólares sin conciliar en un solo año → $0
- Cartas de visa: 628 procesadas en el primer ciclo rediseñado, con cero errores atribuibles al pipeline; 833 procesadas este año, con un solo error en todo el ciclo
- Ingresos: un récord histórico este año, cobrados al 100%
- Registros de último momento: habilitados por primera vez este año; los equipos que llegaban sin haber completado su registro por adelantado podían procesarse ahí mismo en lugar de que los rechazaran
- Costo: cero gastos adicionales en la plataforma. Cada mejora surgió de exprimir a fondo lo que RoboCup ya tenía y de tapar los huecos por nuestra cuenta.
Esa no es una lista de “les fue bien, considerando que eran solo voluntarios”. Eso es lo que pasa cuando pones experiencia real sobre un problema y no la obligas a pedir permiso para actuar según lo que sabe.
Después descubrimos a qué altura estaba eso
Durante mucho tiempo conté esta historia solo en términos de RoboCup porque RoboCup era todo el público. Eso cambió en julio, en el Cvent CONNECT de Nashville —casi 5,000 personas, el CONNECT más grande que ha organizado la empresa—, cuando la RoboCup Federation apareció como finalista del premio Power of the Platform: Flagship Event de Cvent, junto a GBTA, SAS Institute y Workhuman. Cada una de esas tres cuenta con un equipo tecnológico completo para eventos detrás de su candidatura.
Al presentar la categoría, la vicepresidenta sénior de Marketing de Cvent, Stacey Fontenot, dijo: “Estamos en los últimos dos premios de la noche y en el más grande de todos”. La propia Cvent da servicio a más de 445,000 usuarios en más de 34,000 organizaciones y canaliza más de 20 mil millones de dólares en negocio grupal al año; es una empresa que opera en un mercado de software para eventos que este año, según la mayoría de las estimaciones, vale entre 18 y 20 mil millones de dólares y que se espera que casi se duplique en una década.
Esa es la escala contra la que se estaba midiendo lo que construimos cuando los jueces lo colocaron entre los cuatro finalistas; no contra la vara de una organización sin fines de lucro, sino contra la misma vara que la de organizaciones con departamentos enteros. Lo que resistió no fue la cantidad de gente. Fueron dos personas que conocían el problema por completo y en quienes se había confiado para resolverlo a su manera.
No ganamos. Ganaron GBTA y SAS Institute y se lo merecieron. El Chief Customer Officer de Cvent, Andreas Heckmann, dijo sobre los homenajeados de este año: “Las personas y los equipos reconocidos este año no andan detrás de mejoras incrementales. Tratan cada evento como una oportunidad y elevan el estándar de lo que esta industria puede lograr”. Me quedo con esa frase como el mejor marcador. Dos de nosotros, con la confianza plena en todo el problema, elevamos el estándar lo suficiente como para quedar entre los cuatro finalistas, al lado de equipos muchas veces más grandes que nosotros.
Lo que esto significa más allá de RoboCup
Llevo dos carreras en paralelo: Vice President y Expert Engineer en JPMorgan Chase, y más de catorce años en la RoboCup Federation, ahora como Trustee. A veces la gente me pregunta por qué la segunda, si la primera ya de por sí es bastante exigente.
La respuesta honesta es esta: sigo apareciendo en RoboCup porque creo en lo que esta comunidad está construyendo y en la gente que lo construye. Y trabajar a su lado me ha enseñado algo sobre el liderazgo que cuesta más ver en una organización grande: que lo que de verdad destraba un problema casi nunca es más gente, sino más confianza. Cuando dirijo equipos de ingeniería en JPMorgan en 6 centros y 9 mercados, el instinto en una organización grande siempre es resolver un problema difícil sumando gente o procesos. Lo que me mostró la reconstrucción del registro, a una escala que pude ver de principio a fin, es que darle a una persona genuinamente capaz —o a una pareja pequeña y de confianza— la propiedad total de un problema (propiedad de verdad, no un asiento en un comité) casi siempre es el camino más rápido y mejor. Mi trabajo como líder no es proteger a la gente de la responsabilidad. Es averiguar quién es realmente capaz, entregarle el problema completo y hacerme a un lado lo suficiente para que su criterio funcione.
Una carta de visa que llega dos semanas tarde no es un ticket de soporte; es una estudiante viendo a sus compañeros de equipo competir desde su casa porque se quedó atascada en una embajada. El pensamiento sistémico no cambia de forma según si la persona del otro lado es un cliente de banca privada o un equipo de robótica de un país cuya embajada más cercana acaba de cerrar. Lo que cambia es si se confió lo suficiente en quienes lo resolvían como para que de verdad se hicieran dueños del problema.
Ve y encuentra a tus dos personas
Si estás viendo un proceso descompuesto y das por hecho que hace falta un equipo más grande para arreglarlo, cuestiona primero ese supuesto. A lo mejor lo que en realidad necesita es menos gente en la que confiar, con el problema completo en sus manos y sin que nadie les pida el visto bueno para actuar según su criterio.
Dos personas. Propiedad total. Cero comité. Una fila que antes tomaba de 8 a 10 minutos ahora toma 2 minutos: menos frustración, menos errores y equipos contentos, libres para hacer aquello a lo que vinieron. Esa es la historia. El trofeo de finalista fue solo el momento en que el resto de la industria se dio cuenta de lo que puede construir la confianza cuando apunta a la capacidad real.
Sobre el autor
Roberto Bonilla es Vice President, Senior Lead Software Engineer y Expert Engineer (E2) en el International Private Bank de JPMorgan Chase, donde coordina la estrategia global de plataformas de datos en 6 centros de ingeniería que abarcan desde Jersey City hasta Singapur. También se desempeña como miembro de la Junta de Trustees de la RoboCup Federation, donde él y Marek Šuppa diseñaron la plataforma de registro para el RoboCup World Championship, finalista de los Cvent Excellence Awards 2026 en la categoría Power of the Platform: Flagship Event, junto a GBTA, SAS Institute y Workhuman.